Neulich im Office: “Ernsthaft jetzt? Ich soll für eine Materialanforderung zuerst meinen Vorgesetzten fragen, ob ich einen zweiten Monitor bestellen darf und ihn bitten, dem Einkauf eine E-Mail zu schreiben, damit der wiederum dann bei mir nachfragt, welches Modell ich haben möchte, und das dann vielleicht auch bestellt. Wirklich? Geht das nicht noch komplizierter? Ich muss hier arbeiten!”
Und immer die Frage: Klappt das dann auch mit meiner Bestellung? Wird das richtige Gerät bestellt oder doch irgendeins? Und warum dauert das so lange? Gibt es keine Sendungsverfolgung?
Das geht alles viel einfacher, sicherer und komfortabler für alle Beteiligten. Für denjenigen, der das Material benötigt, für Vorgesetzte und natürlich auch für den Einkauf.
Wir haben hierfür einfach mit Office 365 eine Power App erstellt, die diesen umständlichen Prozess deutlich vereinfacht und dem „genervt sein“ ein Ende bereitet.
Die App, die auf dem Smartphone und in Microsoft Teams läuft, weiß, welches Material bestellbar ist. Die App weiß auch, ob sie vorher von jemandem eine Freigabe benötigt, und sie informiert mich auch, sobald die Freigabe erfolgt ist. Einfach mit Chat-Nachricht in Teams. Cool! Leider schickt sie mir auch eine Chat-Nachricht, wenn meine Anforderung abgelehnt wird.
Konkrete Umsetzung
Zunächst haben wir zusammen mit dem Einkauf eine Sharepoint-Liste mit allen Artikeln, die Mitarbeitende im Unternehmen bestellen können, angelegt. In der Liste wurde auch direkt vermerkt, welche dieser Artikel eine Freigabe von einer vorgesetzten Person benötigen und welche nicht. Der Einkauf wird diese Liste fortan aktuell halten, sodass Mitarbeitende innerhalb der mit der Liste verknüpften App auch nur genau das im ersten Auswahlfeld angezeigt bekommen, was auch bestellbar ist. Ich als Mitarbeiter wähle nun einfach das aus, was ich benötige. Zusätzliche Informationen und die gewünschte Menge trage ich ebenfalls ein. Mit einem Klick auf „Senden“ ist das Thema dann für mich auch schon erledigt.
Die App löst nun einen „Flow“ zur Materialanforderung aus, der mit Power Automate erstellt wurde. Der Flow prüft nun automatisch innerhalb der Liste, ob der gewünschte Artikel genehmigungspflichtig ist. Falls ja, wird ein sogenannter Genehmigungsworkflow gestartet. Nachdem der Flow ermittelt hat, wer die vorgesetzte Person ist, wird diese per Teams um Freigabe gebeten. Natürlich kann die Freigabe auch an einem Smartphone erfolgen oder direkt in Outlook.
Nach der Freigabe wird der Bestellende automatisch per Chat-Nachricht und/oder per E-Mail darüber informiert, dass die Freigabe erfolgt ist und der Artikel jetzt bestellt wird. Zeitgleich wird der Einkauf über die angeforderte Freigabe informiert und löst die Bestellung aus. Auch der Wareneingang sowie die Information an den Besteller können ebenfalls automatisch ausgelöst werden.
Booom! Wieder etwas digitalisiert und “entnervt”. Ganz einfach mit Office 365.
SharePoint-Listen, Power Apps und Power Automate bieten im Zusammenspiel noch viele weitere Möglichkeiten, den Unternehmensalltag smarter und digitaler zu gestalten. Denken Sie doch einmal an ihre Abläufe – vor allem an die, die derzeit noch etwas nervig sind. Vielleicht haben Sie direkt eine Idee, was sich so oder so ähnlich deutlich verbessern ließe.
In den kommenden Wochen geben wir Ihnen noch weitere Beispiele zur Inspiration.
Ein Tipp zum Schluss
Wenn Sie schon jetzt Ideen haben und nicht wissen, wo sie beginnen sollen: Unsere Microsoft 365-Experten unterstützen Sie gerne dabei, schon morgen mit Ihren smarten Lösungen zu beginnen.
Lesetipp
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