Wir kennen es von Besuchen in anderen Unternehmen oder aus dem privaten Umfeld, z. B. vom Besuch beim Friseur. Hoffentlich auch bald wieder vom Besuch bei unserem Lieblings-Italiener. Kontaktlisten, in die sich Besucher händisch zur Kontaktnachverfolgung eintragen müssen. Das ist zumeist umständlich und aus Datenschutz-Perspektive eine Vollkatastrophe. Denken wir einmal an eine Gaststätte. Vor uns trägt sich ein netter Mensch in eine Kontaktliste ein. Auf dem Silbertablett wird uns dann die Handynummer und vielleicht sogar die E-Mail-Adresse präsentiert. Praktisch!
Auf Kontaktlisten am Empfang kann auch leicht gesehen werden, welche Dienstleister oder sonstige Firmen noch Kontakt zu meinem Geschäftspartner haben. Am besten noch mit den besuchten Ansprechpartnern nebst mobilen Rufnummern. Natürlich können auch einzelne Zettel verteilt werden, die abgeheftet und dann nach jeweils 14 Tagen wieder vernichtet werden. Aber „Einfach!“ und „Sicher!“ ist das nicht.
Wir haben dafür einen kleinen Helfer auf Basis von Office 365 erstellt, der diese Aufgabe perfekt löst. Unsere Besucher scannen mit ihrem Smartphone einen QR-Code und landen direkt auf einem einfachen Eingabeformular.
Nachdem der Besucher die Daten eingetippt und abgesendet hat, werden die Daten an eine geschützte Liste übertragen, die ausschließlich von berechtigten Personen bei Bedarf eingesehen werden kann. Wir haben diese „Besucherliste“ in einem Microsoft Teams-Kanal der Verwaltung eingebunden. Dort können bei Bedarf genau die richtigen Personen die Besucher der letzten 14 Tage nachvollziehen. Aus Datenschutzgründen werden die Einträge von Besuchern automatisiert auch nach 14 Tagen wieder aus der Liste entfernt. Niemand muss daran denken. Das geht einfach so.
Kein Papier. Einfache Handhabung. Keine offen herumfliegenden Listen und Zettel. Die Daten stehen nur Berechtigten zur Verfügung und werden exakt vollautomatisch nach der gewünschten Frist gelöscht. Das ist „Einfach!“ und „Sicher!“.
Konkrete Umsetzung
Zunächst haben wir mit Microsoft Forms, einem Bestandteil von Microsoft Office 365, ein einfaches Formular erstellt. Dieses Formular nimmt die notwendigen Daten auf. In unserem Beispiel: Name, Firma, Telefon und E-Mail-Adresse.
Ein solches Formular kann nun recht einfach über einen Link geteilt werden.
Mit einem Klick auf die mit dem roten Pfeil markierten Schaltfläche kann der Link zudem in einen QR-Code umgewandelt werden.
Drucken Sie eine kleine Anleitung und den QR-Code einfach aus und präsentieren Sie diesen Ihren Besuchern am Empfang oder in einem Besprechungsraum. Wird der QR-Code dann gescannt, kann direkt am Mobiltelefon das Formular einfach befüllt werden.
Damit die von den Besuchenden erfassten Daten nicht nur in eine Excel-Tabelle geschrieben werden, haben wir Power Automate benutzt. Power Automate reagiert auf Ereignisse und kann dann recht einfach Aktionen starten. In unserem Beispiel haben wir einfach folgendes mit Power Automate umgesetzt: Wenn ein neues Formular ausgefüllt wird (Ereignis), trage die Daten in eine vorbereitete SharePoint-Liste ein (Aktion). Anschließend starte eine Stoppuhr (Aktion) und lösche die Zeile in der SharePoint-Liste wieder nach 14 Tagen (Aktion).
Neben der aktuellen Notwendigkeit, Kontaktlisten zu führen, können so sämtliche Besucherlisten oder Ausgabelisten für beispielsweise Besucherausweise recht einfach digitalisiert werden.
Microsoft Forms und Power Automate bieten im Zusammenspiel noch viele weitere Möglichkeiten, den Unternehmensalltag smarter und digitaler zu gestalten. Denken Sie doch einmal an ihre Listen oder Formulare, die aktuell noch analog verwendet werden.
In den kommenden Wochen geben wir Ihnen noch weitere Beispiele zur Inspiration.
Ein Tipp zum Schluss
Wenn Sie schon jetzt Ideen haben und nicht wissen, wo sie beginnen sollen: Unsere Microsoft 365-Experten unterstützen Sie gerne dabei, schon morgen mit Ihren smarten Lösungen zu beginnen.
Lesetipp
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